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Scrum

scrum
Scrum
©: E.H.

Der englische Begriff Scrum bedeutet übersetzt „Gedränge“ oder auch geplantes Gedränge. Scrum wurde ursprünglich für das Projekt- und Produktmanagement in der Wirtschaft entwickelt, im Besonderen in der IT. Das Wort selbst stammt aus der Sportart Rugby und bezeichnet eine Gruppe von Spielern, die einen weiteren Spieler gegen Angriffe abschirmt. Der Aufbau und die Methodik von Scrum ist jedoch auf jeden denkbaren Bereich anwendbar, so auch in der Jugendarbeit. Scrum ist im Grunde weniger eine Kreativtechnik, sondern vielmehr ein variabel nutzbares Rahmenwerk. Gerade Verantwortliche in Vereinen stehen zum Beispiel regelmäßig vor der Problematik, Veranstaltungen zu organisieren und werden damit nicht selten allein gelassen. Mit Scrum lassen sich die anstehenden Aufgaben auf mehrere Schultern verteilen, ohne dass der Überblick verloren geht.

Das Konzept von Scrum

Den Anfang in Scrum macht das bereits erwähnte Rahmenwerk und dessen Festlegung.

An oberster Stelle steht dabei die Zielsetzung, also das, was mit einer Veranstaltung erreicht werden soll? Gerade in der Jugend- und Vereinstätigkeit dienen Veranstaltungen meist nicht einem Zweck allein. Wenn diese Ziele nicht bereits feststehen, kann ein Brainstorming behilflich sein, sie zu erweitern. Teilweise werden diese Ziele auch dann erreicht, wenn sie nicht zuvor festgelegt wurden, quasi als Nebeneffekt. Doch sind sie bereits Teil der Planung, können sie entsprechend ausgestaltet und damit bessere Ergebnisse erzielt werden. Ziele könnten beispielsweise sein:

Neue Mitglieder gewinnen
Positiv in der Öffentlichkeit erscheinen
Elternkontakt vertiefen

Den Zielsetzungen folgt die Erstellung der Eckpunkte

Die Eckpunkte dienen dazu, die Grenzen festzulegen, innerhalb derer die Veranstaltung durchgeführt wird. Das bezieht sich nicht nur auf das Budget und den Termin der Veranstaltung (Zeitplanung), sondern auch auf die Anzahl der Helfer und der eventuell daran beteiligten Partner.

Braucht es einen Gesamtverantwortlichen?

Im betriebswirtschaftlich durchgeführten Scrum ist ein Gesamtverantwortlicher vorgesehen. Das braucht es im Scrum für Vereine in der Jugendarbeit nicht. Hier bilden die sogenannten Scrum-Master die gemeinsam verantwortliche Gruppe. Wem der Begriff „Scrum-Master“ etwas zu abgehoben erscheint, kann auch einfach „Team-Leiter“ sagen. Theoretisch ginge auch Gruppenleiter.

Aufteilung in Teams

Nachdem innerhalb der Festlegung der Eckpunkte die Anzahl der an der Veranstaltungsorganisation beteiligten Personen feststeht, werden diese in Teams mit jeweils einem Aufgabenbereich unterteilt. Wie groß diese Teams jeweils sind, ist abhängig von der zugeteilten Aufgabe. Jedes Team legt dann eine/n TeamleiterIn (Scrum-Master) fest, der oder die eigentlich weniger die Funktion der Leitung übernimmt, sondern vielmehr die der Vertretung nach außen.

Kommunikation der TeamleiterInnen

Jedes Team entwickelt für sich einen Plan, wie die ihm zugeteilten Aufgaben erledigt werden. Das wird in den wenigsten Fällen reibungslos ablaufen und es werden mit hoher Sicherheit neue Aufgabenstellungen entstehen. Dafür vereinbaren die Teamleiterinnen regelmäßige Treffen, in denen sie zusammenkommen, um sich gegenseitig über den Stand der Dinge zu informieren, aber auch, um neu aufgetretene Probleme zu diskutieren und Lösungen dafür zu finden. Im Anschluss daran informieren die TeamleiterInnen Ihre Teams über die Ergebnisse.

Die größten Vorteile der Scrum-Methode

Verteilung der Aufgaben auf viele Schultern
Hohe Eigenverantwortung der Teams und damit hohe Motivation
Geringer protokollarischer Aufwand

Der größte Nachteil der Scrum-Methode

Die Aufgabenstellung an die Teams muss detailliert sein, weil sich sonst Ermessensspielräume einschleichen, die zu Fehlern und Verzögerungen führen.

Scrum lässt sich wunderbar als Leitfaden für Veranstaltungen, aber auch für die Organisationsstruktur eines Vereins nutzen.

Allerdings sollte der Scrum-Master nicht verwechselt werden als „Mädchen für alles“, als „Oberkümmerer, der es richtet“. Denn im Verein geht es ohne das Miteinander aller nicht. Und auch ein Ferienlager wird nicht von einer Person gemanaged, sondern von allen – jeder für seinen Teil, für seine Aufgabe.

Tipp

Was Jugendleiter von Scrum lernen können

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